Muitas empresas trabalham com equipamentos que podem ser revezados entre usuários no dia a dia (por exemplo, um notebook que é utilizado para viagens corporativas) e, por isso, pode ter uma necessidade de proteger os dados mais sensíveis para não ser aberto por outras pessoas.
Além disso, se estamos falando de dispositivos móveis, podemos também ter um risco elevado de furtos e roubos e é necessário garantir a privacidade e integridade dos documentos. É uma camada de segurança a mais para as informações da empresa.
Os documentos de uma empresa podem conter informações sensíveis e importantes sobre diversos aspectos da sua empresa. Por exemplo, você pode ter documentos com contratos (que envolvem dados pessoais dos seus clientes e/ou fornecedores) e, portanto, podem ser objeto de atenção por parte de cibercriminosos.
Além disso, tem informações que devem ser acessadas apenas por determinados profissionais, fazendo parte do controle dos níveis de acesso do negócio. Quando não há um software específico para isso, o uso de senhas nas pastas pode ser um bom mecanismo de controle.
O uso de senha pode ser interessante, por exemplo, quando, por motivos diversos, sua empresa trabalha com compartilhamento de contas e uma pessoa terá acesso a eventuais informações que, por critérios de níveis de acesso, não deveria.
Outros motivos para o uso de senhas nos documentos são:
– evitar uma exclusão acidental do arquivo, principalmente daqueles que ainda não tenham passado por backup
– evitar alterações equivocadas no documento, que podem acontecer por diversos tipos de falhas
– evitar compartilhamento acidental do arquivo com quem não deveria ter acesso àquela informação
Algumas opções para proteção de sua pasta:
– WinRaR: sim, o velho compactador de arquivos pode ser um aliado nesse processo. Como ele é uma ferramenta bastante conhecida dos usuários, pode ser uma possibilidade para garantir maior familiaridade com o processo. É possível aplicar uma senha para proteger o conteúdo compactado
– Lock-a-Folder: é indicado, inclusive, por moderadores da Microsoft para realizar o processo. É um software free e com facilidade de instalação
– 7-Zip: também é um compactador de arquivos que permite o uso de senha para proteger os documentos, ao mesmo tempo que também utiliza um sistema de criptografia de alta compressão, ajudando na proteção das informações
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